Beschwerdemanagement

Mit diesem Programm sind Sie in der Lage, telefonische-, mündliche-, briefliche- sowie mittels E-Mail übermittelte Anfragen und Beschwerden der Bürger schnell und kompetent bereits in der Telefonzentrale oder an jedem anderen PC Arbeitsplatz zu bearbeiten bzw. zu beantworten.

Dadurch werden die Sachbearbeiter der einzelnen Amtsbereiche entlastet, die nun mehr Zeit zur Erledigung ihres Aufgabengebietes haben.

Die Datenbank eignet sich dadurch auch sehr gut als Hilfsmittel bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Auszubildender.

Vorteile dieses Systems:

• Einheitliche Erfassung und Bearbeitung von Beschwerden und Anfragen an jedem Ort oder Arbeitsplatz aus möglich an dem ein PC zur Verfügung steht.
• Vollständige und einheitliche Erfassung und Bearbeitung der Vorgänge ohne viele Rückfragen möglich, da mittels eines Abfragekatalogs keine wichtige Angaben zu einem Vorgang fehlen oder vergessen werden.
• Dies führt zu einer raschen rationellen Erledigung von Beschwerden und Anfragen und ist aus diesem Grunde Kundenfreundlich.
• Dies führt zu einer raschen rationellen Erledigung von Beschwerden und Anfragen und ist aus diesem Grunde Kundenfreundlich.
• Mittels Suchfunktion von ähnlichen Themenbereichen sowie Referenzvorgängen, ist unter Anwendung vorschriftsmäßigen Routinen eine schnelle Bearbeitung möglich.
• Zielsicheres ermitteln und weiterleiten der Daten an die zuständige Person, die für die jeweilige Funktion oder Bereich der Beschwerde verantwortlich ist.
• Weiterleitung des Vorganges an die zuständige Person bzw. die zuständige Dienst-Stelle direkt aus dem Programm heraus per E-Mail vorgesehen.
• Steuern bzw. beschleunigen eines Vorganges mittels Angabe einer gewünschten Prioritätseinschätzung auch möglich.
• Rückmeldung über den Erhalt und voraussichtliche Bearbeitungsdauer bei der jeweiligen Dienststelle an Anfrage- / Beschwerdeannahmestelle und an Kunden mittels E-Mail oder Serienbrieffunktion ist auch vorgesehen.
• Einfaches verfolgen der Bearbeitungszustände, damit bei Bedarf Auskunft gegeben werden kann, wer diese Beschwerde gerade bearbeitet, bzw. bei welcher Dienstelle dieser Vorgang liegt.
• Bericht über den Vorgang und deren Inhalt in Datenbank archivieren.
• Erstellung eines Antwortschreiben an den Kunden bzw. Bürger, sowie Endbericht an Beschwerdeauslöser aus dem Programm heraus schicken.
• Information über die Fertigstellung des Vorgangs an die Beschwerdeannahmestelle, dass dieser Vorgang abgeschlossen ist.

Ausstattung des Programms:

• Suchmöglichkeiten
• • über beliebig viele Stichworte
  • Volltextsuche
  • Alphabetische Stichwortsuche
• Zuordnung der Informationen zum Sachbearbeiter
• Anzeige der Telefonnummer, falls Weitervermittlung notwendig is
• Vertreter des Sachbearbeiters mit Telefonnummer
• Urlaubsverwaltung der Sachbearbeiter
• Beliebig viele Dokumente (Formulare, Bilder, usw. ) können per Hyperlink verknüpft werden
• Verschiedene Listenausdrucke per Knopfdruck
• Internet-Version möglich